Buscar licitaciones públicas puede ser relativamente sencillo, aunque la web de contrataciones no se destaca por su usabilidad y experiencia de usuario. En todo caso, el problema empieza después: abrir cada expediente, localizar los pliegos correctos, revisar decenas de páginas de documentación administrativa y técnica, comprobar solvencias, criterios de adjudicación, presupuestos, plazos y, finalmente, decidir si merece la pena presentarse.

La realidad es que hoy gran parte de ese trabajo puede automatizarse.

En este tutorial voy a explicar cómo montar un sistema que busca nuevas licitaciones, descarga sus pliegos, los analiza con inteligencia artificial, evalúa si encajan con la estrategia de tu empresa y crea automáticamente una oportunidad preparada para trabajar dentro de ClickUp.

El objetivo no es que la IA decida por nosotros ni que redacte automáticamente una licitación sin supervisión. El objetivo es mucho más práctico: eliminar horas de búsqueda, lectura y clasificación para que una persona pueda concentrarse en aquellas oportunidades que realmente tienen sentido.

Además es un sistema que hemos implementado en nuestra empresa y te puedo asegurar que funciona.

Qué vamos a construir

El sistema ejecutará periódicamente este flujo:

Detectar → Extraer → Analizar → Evaluar → Crear tarea → Archivar → Notificar

En la práctica:

Busca nuevas licitaciones relacionadas con nuestros servicios.
Descarga los pliegos técnicos y administrativos.
Lee los documentos completos.
Extrae presupuesto, plazos, solvencias, criterios y documentación necesaria.
Analiza riesgos y condiciones especialmente relevantes.
Compara el concurso con nuestro perfil empresarial.
Emite una primera recomendación de Go / No-Go.
Crea automáticamente una tarea en ClickUp.
Guarda los pliegos en Google Drive.
Envía una notificación al equipo.

Una vez configurado, podemos programarlo para que se ejecute, por ejemplo, una vez por semana.

Herramientas necesarias

El flujo que utilizo combina varias herramientas, cada una especializada en una parte del proceso.

Boletín Claro MCP: Lo utilizaremos como capa de búsqueda y extracción de información sobre licitaciones. Su MCP permite consultar concursos y obtener los documentos relacionados con cada expediente sin tener que construir nuestra propia integración con los diferentes portales públicos.
Claude + Claude Cowork: Claude será el encargado de orquestar el proceso y, sobre todo, de leer los pliegos y convertir decenas de páginas de documentación en información estructurada. Cowork nos permite además ejecutar el proceso utilizando diferentes herramientas y posteriormente programarlo.
ClickUp: Será nuestro punto de entrada operativo. Cada licitación interesante terminará convertida en una tarea con toda la información necesaria para decidir si trabajarla.
Google Drive: Lo utilizaremos para conservar los documentos originales de cada expediente.
Slack (o email): Opcionalmente podemos enviar un aviso al equipo cada vez que se detecten nuevas oportunidades.

Paso 1. Define qué licitaciones estás buscando

Antes de automatizar nada debemos hacer algo bastante menos tecnológico: explicar bien qué tipo de empresa somos y qué oportunidades nos interesan.

Si simplemente pedimos a la IA: Busca licitaciones de marketing, obtendremos demasiado ruido.

Marketing puede significar diseño gráfico, compra de medios, desarrollo web, producción audiovisual, organización de eventos, estudios de mercado, campañas institucionales o servicios de publicidad completamente diferentes entre sí.

Por eso necesitamos construir un pequeño perfil estratégico de empresa.

Por ejemplo: Agencia digital especializada en branding, desarrollo web, marketing digital y gestión de redes sociales. Nuestro principal valor está en estrategia y creatividad. No somos una central de compra de medios ni trabajamos con grandes inversiones publicitarias que requieran financiación anticipada. Trabajamos principalmente en Canarias y contamos con un equipo estable de cinco personas.

También podemos incorporar información objetiva como:

Servicios principales.
Ámbito geográfico.
CPV que queremos monitorizar.
Tamaño del equipo.
Facturación o solvencia disponible.
Experiencia previa.
Certificaciones.
Tipos de proyectos que no nos interesan.
Limitaciones operativas.

Cuanto mejor sea este contexto, mejor funcionará posteriormente el análisis.

En nuestro caso, por ejemplo, hemos incorporado los CPV:

79340000 — Servicios de publicidad y marketing.
79341000 — Servicios de publicidad.

El objetivo no es solo mejorar la búsqueda. Esta información servirá después para que la IA pueda preguntarse: ¿Podemos realmente competir por esta licitación?

Paso 2. Convierte tu criterio comercial en reglas

Ahora tenemos que traducir nuestra experiencia comercial a condiciones que una IA pueda interpretar. Podemos empezar definiendo tres grupos.

Oportunidades que queremos conservar

En nuestro ejemplo:

Desarrollo web.
Marketing digital.
Branding.
Redes sociales.
Estrategia.
Campañas de comunicación.

Oportunidades que normalmente descartamos

En nuestro caso:

Grandes centrales de medios.
Concursos dominados únicamente por volumen de compra publicitaria.
Servicios que requieran estructuras profesionales que no tenemos.
Contratos fuera de nuestro ámbito geográfico.
Proyectos cuya solvencia mínima supere ampliamente nuestra capacidad.

Alertas

Hay condiciones que no implican necesariamente descartar un concurso, pero sí deberían aparecer claramente destacadas.

Por ejemplo: Si el plazo de presentación termina en menos de 6 días, marcar como URGENTE.

También podemos crear alertas relacionadas con:

Avales.
Seguros.
Financiación anticipada.
Penalizaciones.
Adscripción obligatoria de determinados perfiles.
Plazos de ejecución especialmente cortos.

Este paso es importante porque estamos convirtiendo conocimiento tácito —lo que normalmente sabemos después de años revisando concursos— en reglas explícitas que la IA podrá aplicar.

Paso 3. Prepara ClickUp antes de automatizar

Antes de conectar herramientas conviene decidir cómo queremos recibir la información. En ClickUp crearemos una lista específica para licitaciones. Necesitaremos guardar su List ID, ya que posteriormente lo utilizaremos en la automatización.

También podemos preparar algunas etiquetas:

Licitación · Web · RRSS · Branding · Marketing · Urgente

Cada tarea debería seguir una estructura consistente.

Por ejemplo:

Nombre

{Organismo} — {Objeto de la licitación}

Fecha límite

Fecha real de presentación de ofertas.

Descripción

Aquí incluiremos:

Resumen ejecutivo.
Informe completo generado por IA.
Recomendación estratégica.
Enlace a los pliegos originales.
Checklist interno para preparar la oferta.

La normalización parece un detalle menor, pero es fundamental. Si vamos a automatizar el sistema, toda la información debe llegar siempre de la misma manera.

Paso 4. Busca y descarga los pliegos

El siguiente problema es conseguir los documentos.

Quien haya trabajado con contratación pública conoce la situación: enlaces temporales, diferentes plataformas, sesiones, PDFs alojados en distintos sistemas y estructuras que cambian dependiendo del organismo.

En lugar de desarrollar nuestra propia capa de scraping utilizaremos el MCP de Boletín Claro para localizar los concursos y descargar sus documentos.

Para cada oportunidad nos interesan especialmente dos tipos de archivos:

PCAP — Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Contiene normalmente información sobre solvencia, garantías, criterios de adjudicación, presentación de ofertas, penalizaciones o condiciones contractuales.

PPT — Pliego de Prescripciones Técnicas

Define el trabajo que realmente tendremos que ejecutar.

Los documentos descargados se enviarán a Claude para su análisis y posteriormente se guardarán también en Google Drive.

Una estructura sencilla puede ser:

/Licitaciones/2026/{Organismo} — {Objeto}/

Dentro de esa carpeta conservaremos los documentos originales. Esto es importante porque la IA nos ayuda a analizar el expediente, pero los pliegos continúan siendo nuestra fuente documental de referencia.

Paso 5. Diseña la radiografía que debe hacer la IA

Esta es probablemente la parte más importante de todo el sistema.

No queremos pedirle a Claude: Resúmeme estos pliegos.

Un resumen genérico nos ahorraría algo de tiempo, pero seguiríamos teniendo que leerlo para descubrir aquello que realmente necesitamos. Lo que debemos hacer es definir previamente nuestra propia plantilla de análisis de licitaciones.

En nuestro caso utilizamos seis bloques.

1. Ficha técnica

La IA debe identificar como mínimo:

Objeto del contrato.
Organismo contratante.
Número de expediente.
Presupuesto base.
Impuestos.
Valor estimado.
Existencia de lotes.
Duración.
Posibles prórrogas.
Fecha límite de presentación.
Periodo de ejecución.

El objetivo es poder entender económicamente el proyecto sin tener que buscar esta información en diferentes páginas del pliego.

2. Criterios de adjudicación

Aquí necesitamos bastante más que una frase del tipo:

La oferta económica supone 40 puntos.

Pediremos que extraiga:

Criterios.
Puntuaciones.
Fórmulas.
Criterios automáticos.
Criterios sometidos a juicio de valor.
Umbrales mínimos si existen.

Esto permite detectar rápidamente qué tipo de concurso tenemos delante. No es lo mismo un procedimiento donde 60 puntos dependen de una memoria técnica que otro donde prácticamente toda la puntuación depende del precio o del volumen de medios ofrecido.

3. Solvencia y equipo

La IA debe localizar todos los requisitos que condicionan nuestra posibilidad real de presentarnos:

Facturación mínima.
Experiencia previa.
Contratos similares.
Certificados.
Seguro de responsabilidad civil.
Titulaciones.
Equipo mínimo.
Perfiles profesionales obligatorios.
Adscripción de medios.

Esta información se cruzará posteriormente con nuestro perfil de empresa.

4. Documentación que debemos entregar

Una de las tareas más pesadas cuando empieza una licitación es reconstruir qué documentación debe presentarse y dónde. Por eso pediremos que estructure claramente:

Archivo o Sobre 1

Documentación necesaria.

Archivo o Sobre 2

Documentación necesaria.

Archivo o Sobre 3

Documentación necesaria.

Dependiendo del procedimiento puede incluir:

DEUC.
Declaraciones responsables.
Oferta económica.
Memoria técnica.
Compromisos de UTE.
Documentación relativa al equipo.
Anexos específicos.

Esta información será especialmente útil posteriormente si decidimos preparar la oferta.

5. Riesgos operativos

Aquí empieza a aparecer el verdadero valor de utilizar IA como herramienta de análisis y no simplemente como resumidor de documentos.

Pediremos expresamente que busque condiciones que puedan afectar a:

Margen

Por ejemplo, limitaciones de honorarios o condiciones económicas especialmente agresivas.

Tesorería

Por ejemplo, obligación de financiar inicialmente campañas o compras de medios.

Operaciones

Plazos, volumen de entregables o necesidades de personal.

Riesgo contractual

Penalizaciones, obligaciones específicas o condiciones de ejecución. Podemos encontrarnos, por ejemplo, con una licitación aparentemente interesante cuyo modelo económico obliga a adelantar grandes cantidades de dinero en compra de medios y recuperar posteriormente esa inversión tras su justificación.

El contrato puede encajar técnicamente con nosotros, pero no necesariamente financieramente. Ese tipo de información debe aparecer destacada.

6. Veredicto estratégico

Finalmente pediremos a Claude que cruce todo lo anterior con el perfil empresarial definido al principio. No queremos una conclusión diplomática del tipo: La licitación presenta oportunidades y desafíos.

Necesitamos una valoración útil. Por ejemplo:

Encaja con nuestros servicios, cumplimos solvencia y el sistema de puntuación favorece nuestras capacidades.

REVISAR

Existe encaje, pero hay requisitos o riesgos que debemos estudiar manualmente.

NO-GO

No cumplimos requisitos relevantes o el modelo de concurso está claramente alejado de nuestra capacidad competitiva.

En una licitación real relacionada con una campaña de medios, por ejemplo, el análisis detectó que prácticamente no existía componente cualitativo y que la competición dependía del volumen de GRP e inserciones ofrecidas.

La conclusión estratégica era sencilla: aquello no era realmente un concurso de creatividad o estrategia de marketing. Era fundamentalmente un concurso de capacidad de compra de medios. Para una agencia cuyo diferencial está en creatividad y estrategia, competir ahí tenía poco sentido. Ese es precisamente el tipo de decisión que queremos acelerar.

Paso 6. Construye el prompt de orquestación

Una vez definido el proceso podemos convertirlo en instrucciones para Claude Cowork.

La plantilla podría ser esta:

Tarea programada — cada lunes a las 08:00 (hora de Canarias).

Objetivo: detectar licitaciones nuevas, descargar sus pliegos con Boletín Claro, leerlos y generar una radiografía estratégica completa, archivar los PDF en Drive y crear la oportunidad en ClickUp con su informe. La decisión de presentarse y el envío los hace una persona.

PASO 1 — DETECTAR Y EXTRAER.
Usa el MCP de Boletín Claro (boletinclaro.es) para buscar licitaciones de:
"{tus servicios y zona}". Límite: 15.
Para cada candidata, abre su ficha de Boletín Claro y, en el apartado "Documentos",
toma los enlaces de descarga directa del PCAP y el PPT; son enlaces del portal público
(GetDocumentByIdServlet) que se descargan sin sesión. Si una ficha todavía no expone
documentos, guarda el enlace de la ficha para revisarla a mano.

PASO 2 — ANALIZAR (actúa como mi director de estrategia).
Mi empresa: agencia digital y estudio creativo en Tenerife, equipo estable de cinco personas. Nuestro valor está en la estrategia, la creatividad, el contenido editorial, la estrategia de RRSS, el diseño y el uso de IA/GEO como diferencial. NO somos central de compra de medios ni asumimos grandes inversiones publicitarias con financiación anticipada. Debilidades a vigilar: no tenemos periodista titulado en plantilla, el seguro de responsabilidad civil puede quedarse corto en contratos grandes, y somos un equipo pequeño para dedicaciones presenciales altas. Referencias de solvencia: Ashotel, Turismo de Gran Canaria, Proexca, Gobierno de Canarias, CajaCanarias.

Descarta lo que esté claramente fuera de perfil (ingeniería, obra, consultoría financiera, reventa de software, centrales de medios). Para el resto, lee los pliegos completos y elabora un "Informe Completo" con estos seis bloques:

1. FICHA TÉCNICA: objeto, organismo, nº de expediente, presupuesto base, impuestos, valor estimado, lotes, duración, prórrogas, fecha límite de presentación y periodo de ejecución.
2. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN: criterios con sus puntuaciones y fórmulas, separando los automáticos de los sometidos a juicio de valor, y los umbrales mínimos si existen. Di claramente si el concurso lo domina el precio/volumen de medios o el juicio de valor.
3. SOLVENCIA Y EQUIPO: facturación mínima, experiencia y contratos similares exigidos, certificados, seguro de RC requerido, titulaciones, equipo y perfiles obligatorios, adscripción de medios. Cruza cada requisito con mi perfil y señala los que NO cumplimos.
4. DOCUMENTACIÓN A ENTREGAR: qué va en cada sobre/archivo (DEUC, declaraciones responsables, oferta económica, memoria técnica, anexos, etc.).
5. RIESGOS OPERATIVOS: márgenes (límites de honorarios o condiciones agresivas), tesorería (financiación anticipada de medios o compras), operaciones (plazos, volumen de entregables, dedicación presencial) y riesgo contractual (penalizaciones). Destaca especialmente cualquier obligación de adelantar dinero.
6. VEREDICTO ESTRATÉGICO: cruza todo con mi perfil y da un veredicto claro —GO, REVISAR o NO-GO— con una línea de motivo. Marca NO-GO o REVISAR si en realidad es un concurso de compra de medios, si exige un periodista titulado, si el seguro de RC supera nuestra cobertura, o si la dedicación presencial no es asumible por un equipo de cinco.

Marca además "URGENTE" si el plazo cierra en menos de 6 días.

PASO 3 — DEDUPLICAR. Comprueba en la lista de ClickUp [ID de tu lista] si ya existe una tarea con ese número de expediente. Si existe, sáltala.

PASO 4 — ARCHIVAR. Crea una subcarpeta dentro de la carpeta de Drive [ID de tu carpeta anual] con el nombre "{Organismo} — {objeto} (Exp. {expediente})" y sube ahí el PCAP y el PPT.

PASO 5 — CREAR TAREA en la lista [ID de tu lista]:
- Nombre: "{Organismo} — {objeto} · {presupuesto} · cierra {fecha}".
- due_date: fecha límite de presentación. priority: "urgent" si es URGENTE, "high" si el veredicto es GO, si no "normal".
- tags: ["Licitación"] + servicio ("Web","RRSS","Branding","Marketing","Contenido") + "Urgente" si aplica.
- Descripción: enlace a la carpeta de Drive, seguido del "Informe Completo" íntegro del Paso 2, y al final esta checklist: Analizar pliegos y viabilidad · Organizar y preparar memorias y creatividades con el equipo asignado · Descargar y cumplimentar anexos · Recopilar documentación requerida · Revisión completa · Presentar solicitud.

PASO 6 — AVISAR. Publica en Slack [canal o DM] un resumen de las tareas creadas, con su veredicto (GO/REVISAR/NO-GO), las marcadas como URGENTE y un enlace a cada tarea. No decidas el go/no-go: eso lo revisa una persona.

Paso 7. Valida el sistema

Antes de convertirlo en una automatización real debemos comprobar cuatro cosas.

1. Calidad de detección: ¿Está encontrando concursos realmente relacionados con nuestros servicios? Si aparece demasiado ruido probablemente tengamos que ajustar CPV, términos de búsqueda o criterios geográficos.

2. Calidad de extracción: ¿Está obteniendo correctamente los PCAP y PPT? Debemos comprobar también que no esté analizando únicamente fichas resumen cuando existen pliegos completos disponibles.

3. Calidad del análisis: Elegiremos varias licitaciones y compararemos manualmente el informe con los documentos originales. Especialmente:

presupuesto;
fecha límite;
solvencia;
criterios de adjudicación;
documentación;
riesgos.

4. Calidad del criterio estratégico: Esta es la parte más subjetiva. Si Claude recomienda presentarnos sistemáticamente a todo, nuestro perfil empresarial está definido de forma demasiado genérica. El sistema debe ser capaz también de decir: “Esto no merece nuestro tiempo.”

Paso 8. Programa la automatización

Cuando las pruebas sean consistentes podemos convertir el flujo en una tarea periódica.

Por ejemplo: Cada lunes a las 08:00

Claude Cowork ejecutará el proceso y revisará las nuevas oportunidades. Al comenzar la semana tendremos dentro de ClickUp las licitaciones detectadas junto a su análisis, los pliegos originales y una primera valoración estratégica.

A partir de ahí la decisión continúa siendo humana.

Paso 9. Documenta cómo funciona

Hay una última parte que suele olvidarse en prácticamente todas las automatizaciones: documentarlas.

Conviene crear un pequeño SOP —Standard Operating Procedure— donde figure:

qué busca el sistema;
qué CPV utiliza;
qué territorios revisa;
dónde almacena los documentos;
qué criterios utiliza para clasificar;
qué significa GO, REVISAR y NO-GO;
quién debe revisar los resultados;
qué hacer cuando se decide presentar una oferta.

Hay una razón especialmente importante para hacerlo. El criterio estratégico de una empresa cambia. Podemos contratar más personal, aumentar nuestra solvencia, especializarnos en nuevos servicios o decidir entrar en segmentos que hasta ahora descartábamos. Cuando eso ocurra debemos modificar también el contexto que utiliza la IA.

Errores que conviene evitar

Utilizar una descripción demasiado genérica de la empresa

“Somos una agencia de marketing” apenas aporta contexto. Explícale capacidades, tamaño, fortalezas, debilidades y aquello que directamente no quieres hacer.

Automatizar antes de validar

Ejecuta primero el proceso manualmente. Una automatización mal diseñada no elimina trabajo: automatiza errores.

Pedir simplemente un resumen

Si no defines qué quieres extraer, obtendrás un resumen narrativo que puede ser interesante pero poco operativo. Conviene trabajar con una plantilla de análisis estable.

Ignorar la tesorería

Una licitación puede ser rentable sobre el papel y, al mismo tiempo, completamente inviable desde el punto de vista financiero.

Haz que la IA busque expresamente condiciones de pago, financiación anticipada y obligaciones económicas.

Confiar ciegamente en la recomendación de la IA

Este sistema está pensado como mecanismo de detección, lectura y apoyo a la decisión.

No sustituye la revisión profesional de los pliegos.

Cuando una oportunidad recibe un GO, debemos comprobar manualmente al menos:

requisitos de solvencia;
documentación administrativa;
criterios de adjudicación;
presupuesto;
plazos;
condiciones contractuales.

La IA puede reducir drásticamente el tiempo necesario para llegar hasta ahí, pero la decisión final continúa siendo nuestra.

Qué estamos automatizando realmente

Aunque técnicamente hemos conectado un buscador de licitaciones, un modelo de IA, Google Drive, ClickUp y Slack, lo interesante no está en las herramientas.

Lo que realmente estamos automatizando es un proceso de decisión.

Antes:

Buscar → abrir expediente → descargar documentos → leer → tomar notas → comprobar requisitos → discutir internamente → decidir.

Después:

Recibir oportunidad analizada → comprobar → decidir.

Ese cambio puede parecer pequeño, pero en procesos que repetimos todas las semanas supone eliminar una cantidad considerable de trabajo de poco valor.

Y este mismo patrón puede aplicarse a muchas otras tareas empresariales: localizar información, recuperar documentos, analizarlos utilizando el contexto de nuestra organización, aplicar criterios propios y convertir el resultado en una acción dentro de nuestras herramientas de trabajo.

Para mí, ahí está una de las aplicaciones más interesantes de la IA actualmente: no utilizarla únicamente para generar contenido, sino incorporarla dentro de procesos reales de trabajo.